コラム

退職代行を利用されたときに会社が取るべき対応は？

最近、「退職代行サービス」を通じて従業員が退職の意思を伝えるケースが増えています。退職代行事業者から突然連絡が来ると、つい戸惑ってしまう経営者の方も多いでしょう。でも、慌てず冷静に対応すればトラブルを避けながらスムーズに手続きを進めることができます。

１．退職代行サービスとは

退職したい従業員本人に代わって、会社に対して退職の意思表示をしてくれるサービスです。「退職の意思表示こそ自分で伝えてほしい」と思う経営者も多いと思いますが、近年利用者が増加しているのも事実です。この退職代行サービスを提供する事業者にはいくつかの種類があります。

①民間事業者：従業員の退職の意思を会社に伝えることは可能ですが、退職日の調整や年休の取得、未払賃金等について会社と交渉することはできません。

②労働組合：団体交渉権があるため、民間事業者とは異なり退職の意思を会社に伝えるだけではなく、退職日の調整や未払賃金について会社と交渉ができます。

③弁護士：退職したい従業員本人の代理人として、退職の意思を会社に伝えるだけではなく、退職日の調整や未払賃金等の交渉のほか、損害賠償請求や裁判での代理人等ほぼすべてのことを行うことができます。

２．連絡が来たときの相手方は誰なのか？

退職代行事業者から連絡が来たら、まずは相手が誰なのか？会社名や連絡先、担当者名等を確認しましょう。この時点ではまだ詐欺や嫌がらせの可能性もあります。こちらから連絡する旨を伝え、インターネット等で相手の身元を確認しましょう。

３．従業員本人の「退職の意思」を確認

相手の身元が確認できたら、委任状を見せてもらいましょう。メールやFAXでも構いません。従業員本人が退職代行事業者に対して本当に依頼したかどうかを確認するためです。

４．退職日や退職手続き等の調整

就業規則等に基づいて退職日を確定し、退職届の送付を依頼します。退職届が届いたら社会保険の喪失手続き、離職票の発行、貸与物の返却方法の確認等、必要な手続きを進めます。このとき、民間事業者が法的な交渉を持ち出して来た場合はそれが非弁行為であることを伝え、従業員本人のみと交渉する旨を伝えましょう。

５．会社としての振り返り

なぜ、退職代行に頼る状況になったのか？今後の再発防止のために、相談しやすい職場づくりやコミュニケーション体制の見直しを検討しましょう。